主页 > 讯息航空 >手机程式通知开会普及 部分社团忧抵触章程仍寄信 >
手机程式通知开会普及 部分社团忧抵触章程仍寄信
    手机程式通知开会普及 部分社团忧抵触章程仍寄信
    报道:廖舒桦

    手机程式通知开会普及 部分社团忧抵触章程仍寄信

    社团组织逐渐走向科技时代,纷纷混合使用邮寄书信及手机应用程式群组的新旧模式,通知会员代表大会及理事会议日期,以更快速及经济的方式向理事会员传达消息。 虽然有越来越多的社团组织,渐渐以手机通信应用程式发送召开会议通知,但却顾虑到可能抵触章程,以及受到挑战,社团仍会花钱邮寄开会通知书,以避免因违反章程而被吊销注册。

    根据反映,好些组织领导都承认,通过手机应用程式的群组传递信息,可以向理事及会员快速传递开会的通知,而且也能掌握出席人数,避免因不符合法定人数而导致流会的问题,而且更能加强理事及会员的联系。

    省大笔邮费开销

    有些社团也在召开理事会议时,弃用传统的寄信通知开会的程序,因为这样做不只能省下大笔邮费开销,而且能避免邮误,但问题出在没有修改章程。

    一些理事会就采取“二合一”的混合方式,也就是兼用邮寄通知及手机通信应用程式,通知会员召开代表大会及理事会议。

    手机程式通知开会普及 部分社团忧抵触章程仍寄信

    森美兰杂货商会理事一致通过以手机应用程式群组通知大会及会议的召开,以节省时间及邮费。

    寄信通知会员手机知会理事

    其实随着智能手机的普遍化,手机通信应用程式被广泛使用,连老年人也纷纷加入使用的行列,不过,许多社团组织在举行会员大会,还是照章行事。

    有很多社团章程阐明,理事会议必须通过信函,而且通常必须在开会前4至7天通知。

    上载会议召开通知信

    本报记者也向州内多名社团领袖了解到,近年来很多社团组织已采用新旧混合模式通知会员代表大会及理事会议日期,也就是依旧邮寄书信予会员通知召开大会,但却改用电子模式通知理事们理事会议的召开日期。

    一些没有寄出通知信的社团,也会在组群上载由会长签署的会议召开通知信函。

    手机程式通知开会普及 部分社团忧抵触章程仍寄信

    马来西亚海陆会馆理事会通过手机应用程式群组拍下会议公函,以科技方式通知理事出席会议。

    暂不考虑修改章程

    马来西亚海陆会馆署理会长●叶玟豪
    以前我们是以信件通知理事,但是在邮费增加及出现信件遗失,会员收不到信函,过后也曾试过以电话通知,但是有些理事忙碌最后忘了出席会议。
    2至3年前,我们于是采用新旧混合方式,既用手机应用程式成立Whatsapp群组,在发出由会长签署的开会信函后,再拍照上传至群组通知理事。
    通过群组我们能够节省时间,事先掌握出席人数,避免因人数不足而流会,也能现在群组探讨先掌握或探讨会务事项,以缩短会议时间,解决会员因开会时间太长而缺席的情况。
    除了会员大会依旧以书信通知会员外,我们理事会议是通过群组方式通知,因为在章程内没注明一般普通理事会需要“邮寄”书信通知,所以没冲突;我们暂时也不考量修改章程,以照顾没使用手机应用程式的老会员。

    手机程式通知开会普及 部分社团忧抵触章程仍寄信

    森杂货商会在使用群组通讯的同时,依旧会以书信方式邮寄会员。

    群组方式通知理事

    森美兰中华大会堂主席●陈永明
    在智能手机普遍化后,我们于一年前在理事会上通过以电邮发信及手机应用程式的群组方式通知理事,因为通过群组我们能够同时间内通知全体理事。
    虽然这样,至今我们同样会延续采用旧模式邮寄信函通知理事会员,出席会员代表大会。

    节省时间邮费

    森美兰杂货商公会会长●锺志海

    在科技年代,几乎都人手一机,我们前年开始采用手机应用程式成立群组,向理事传达理事会议及会员大会的召开通知,节省时间及邮费。

    我们先是在会议上提起群组通知会议的方式,也获得理事会一致认同,因为大家都觉得群组通知更省时便捷,并能把重要信息通过群组转告理事,让他们第一时间知道。

    不过,有些会员不会操作智能手机,所以我们依旧会以书信方式邮寄会员,在4天前发信通知会员出席会员大会。

    具书信资料即可接受

    社团组织法律顾问●郑瑞芝

    只要手机通信应用程式的群组通知方式具备书信的资料,能够让理事们知道理事会议的召开日期即能被接受。

    社团组织最好通过理事会表决认同使用手机通信应用程式通知,以避免引发争议。以手机通信应用程式的群组方式通知理事会员,不仅省时,还快速经济,因此很多社团组织也采用这种通知方式。

    我建议社团组织可以修改章程,将采用手机应用程式的方式通知会员加入章程,但至今州内没有社团组织修改章程。



    上一篇: 下一篇: